Унифицированная форма документа— это бланк с реквизитами, обязательными для разновидности документа, и унифицированным текстом.

Документы, оформленные в соответствии с унифицированными формами, состоят из трех частей: заголовочной, содержательной и оформляющей.

Заголовочная часть формы документа содержит общие для всех форм документов реквизиты:

· наименование формы документа;

· код формы документа по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД);

· дату, на которую представлены содержащиеся в документе сведения (дата формирования сведений);

· наименование субъекта учета, составившего документ и соответствующий код по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО);

· наименование учредителя, наименование Федерального органа государственной власти (государственного органа субъекта РФ), осуществляющие функции и полномочия учредителя в отношении учреждения, созданного Российской Федерацией (субъектом РФ, муниципального образования);

· наименование структурного подразделения субъекта учета, в котором сформирован документ;

· наименование единицы измерения в валюте РФ и код по Общероссийскому классификатору единиц измерения (ОКЕИ) и в иностранной валюте и соответствующий код по Общероссийскому классификатору валют (ОКВ).

Кроме этих общих реквизитов заголовочную часть форм документов в зависимости от содержания операции дополняют реквизитами, характерными для конкретного документа.

Содержательную часть формы документа представляют в виде табличной и (или) текстовой частей, содержащих наименование показателей, а при наличии – кодов показателей по соответствующим классификаторам технико-экономической информации, а также содержание операции и соответствующие значения в натуральном и денежном выражении.

Оформляющая часть формы документа содержит подписи (с расшифровкой) должностных лиц, ответственных за содержащиеся в документе данные, дату подписания документа. Кроме того, должны быть указаны должность исполнителя, подпись (с расшифровкой), номер контактного телефона.

Перечень унифицированных форм первичных учетных документов, утвержденный приказом Минфина России от 15.12.2010г. №173н. охватывает следующие разделы учета:

· учет труда и его оплаты;

· учет основных средств и нематериальных активов;

· учет материалов;

· учет малоценных и быстроизнашивающихся предметов;

· учет работ в капитальном строительстве;

· учет работы строительных машин и механизмов;

· учет работ в автомобильном транспорте;

· учет результатов инвентаризации;

· учет кассовых операций;

· учет торговых операций;

· учет сельскохозяйственной продукции и сырья.

Госкомстат России по мере необходимости вносит изменения и допол­нения в унифицированные формы первичной учетной документации, а так­же обеспечивает дальнейшую разработку унифицированных форм первич­ной учетной документации, утверждая их по согласованию с Минфином России, Минэкономики России и другими заинтересованными федеральны­ми органами исполнительной власти. Каждой из унифицированных форм присвоено кодовое обозначение по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

С 1 января 2013 г. требование о применении унифицированных форм при составлении первичных учетных документов в Законе №402-ФЗ отсутствует, но их использование привычно для многих хозяйствующих субъектов. Кроме того, самостоятельная разработка форм документов, отличных от унифицированных, требует времени, специальных знаний и дополнительных затрат на настройку программного обеспечения под новые бланки, а применение таких форм может вызвать затруднения в работе как внутри организации, так и с контрагентами.

Запрета на использование унифицированных форм в Законе № 402-ФЗ не содержится, поэтому их по-прежнему можно применять, утвердив такое решение в учетной политике или отдельным приказом руководителя.

Отказываться от применения всех унифицированных форм довольно рискованно. В Информации № ПЗ-10/2012 Минфин России отметил, что обязательными к применению остаются формы первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии с другими федеральными законами и на их основании (например, формы кассовых документов).

Положением «о порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» (утв. Банком России 11.03.2014 г. №3210-У) предусмотрено применение следующих унифицированных форм:

· приходные и расходные кассовые ордера (формы КО-1 и КО-2);

· кассовая книга (форма КО-4);

· книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма КО-5);

· расчетно-платежные и платежные ведомости (формы Т-49 и Т-53).

Неприменение унифицированных форм документов при учете труда и его оплаты может повлечь нежелательные для организаций последствия. Оформление документов с использованием самостоятельно разработанных форм для учета труда и его оплаты может вызвать претензии со стороны проверяющих органов, поскольку в новой форме могут быть не учтены (не полностью учтены) требования трудового законодательства, предъявляемые к конкретному документу.

Например, личная карточка работника должна содержать графы, в которые необходимо вносить сведения о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении (п. 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225). В то же время данные сведения не входят в перечень, приведенный в ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ.

Есть и другие обязательные к применению формы первичных документов. Однако требование, содержащееся в ч. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ, общее: формы должен определить руководитель экономического субъекта. Поэтому во избежание разногласий с контролирующими органами использование унифицированных форм лучше утвердить приказом руководителя либо предусмотреть в учетной политике предприятия.