Службовий лист – це документ, призначений для обміну інформацією й оперативного управління різними процесами діяльності організацій і установ, який пересилається поштою (авіаційною, електронною тощо). Лист – найпоширеніший вид документації в системі управління. Через листування ведуться переговори, з’ясовуються ділові стосунки між підприємствами, викладаються прохання, пропозиції, підтвердження, претензії.

Для написання службового листа зазвичай використовують фірмовий бланк з емблемою установи, її повною назвою, поштовою та телеграфною адресами, телефоном, факсом, банківськими реквізитами. Ділові листи друкуються на одному боці аркуша. Сторінки нумеруються, окрім першої, арабськими цифрами. Ширина поля з лівого боку повинна бути не менше як 2 см. Друкується текст через півтора – два міжрядкові інтервали, абзац починається з відступу в п’ять інтервалів від поля. Рекомендується уникати переносу слів.

Усі ділові листи за функціональними ознаками поділяються на такі, що потребують відповіді, й такі, що не потребують її. До листів, що потребують відповіді, належать листи-прохання, листи-звернення, листи-пропозиції, листи-запити, листи-вимоги. Не потребують відповіді листи-підтвердження, листи-попередження, листи-відмови, супровідні листи, гарантійні листи, інформаційні листи.

За кількістю адресатів розрізняють листи звичайні, циркулярні та колективні. Звичайний лист надсилається одній інстанції. Циркулярний лист надсилається цілому ряду підпорядкованих інстанцій з одного джерела. Колективний – пишеться від імені керівників кількох підприємств і надсилається на одну адресу.

Усі види листів оформлюються за єдиними вимогами, але відрізняються змістом тексту. Текст ділової кореспонденції повинен бути лаконічним і простим. Листи оформлюються в одному примірнику, претензійні – у трьох або чотирьох примірниках. Реєструються службові листи в спеціальних журналах чи картотеках як вхідна кореспонденція в установі, якій був адресований лист, і як вихідна – в установі, з якої надійшов лист.

У діловому світі найпоширеніші такі види листів:

Листи-повідомлення. Це можуть бути повідомлення про нові розцінки на товари й послуги, про презентації фірм, відкриття виставок тощо. Ключовими словами в таких листах є: “повідомляємо”, “сповіщаємо”, “доводимо до Вашого відома”, “інформуємо”. Ці ключові слова – дієслова першої особи множини.

Лист-нагадування. Такий лист складається з двох частин. У першій подається нагадування про здійснення тих чи інших дій; у другій зазначаються заходи, які будуть здійснені у разі їх невиконання.

Лист-підтвердження найчастіше використовується для підтвердження факту отримання документів та інших матеріалів (факсів, листів, каталогів тощо).

Під час пересилання документів чи матеріальних цінностей складається лист-супровід (супровідний лист),який, підтверджуючи факт їх відправлення в певний термін, є надійним засобом контролю за збереженням документів та цінностей, що відправляються. Відправляти лист-супровід доцільно лише тоді, коли він має додаткові пояснення до документів, що додаються.

Листи-запрошення можуть надсилатися як одній людині, так і цілій групі.

Гарантійні листи відправляються для підтвердження обіцянок чи якихось умов. Вони можуть бути адресовані організаціям і окремим особам.

Лист-прохання. У такому листі, окрім самого прохання, зазвичай викладається зацікавленість у його виконанні. Найбільш поширений варіант листа-прохання нагадує заяву. Прохання може викладатися:

– від першої особи однини (“Прошу...”);

– від першої особи множини (“Просимо...”);

– від третьої особи однини (“Фірма звертається з проханням...”);

– від третьої особи множини, якщо вживається кілька збірних іменників (“Президент та рада директорів фірми звертаються з проханням...”).

Одним з основних правил ділового листування є вимога давати відповіді на отримані листи. Форма листа-відповіді залежить від характеру вихідного листа, тобто листа-запиту. На лист, що містить прохання, потрібна конкретна відповідь: чи буде це прохання виконане, чи ж у ньому буде відмовлено. На лист, що містить пропозицію, також потрібна чітка відповідь: чи приймає пропозицію інша сторона, чи відхиляє.

Комерційні листи належать до контрактних документів. Найбільші труднощі, як правило, виникають при складанні листів-пропозицій до покупця з метою схилити його до придбання того чи іншого товару. Лист-відмова на претензію клієнта чи партнера. На початку такого листа необхідно дати нейтральний коментар, в якому ви перерахуєте ті пункти, з якими згодні. Уникайте слів, які можуть викликати враження, що претензії одразу будуть відхилені (“однак”, “але”, “на жаль”). Перелік та пояснення причин відмови обов’язково повинні передувати самій відмові. Чітке та правильне пояснення допоможе одержувачу сприйняти таку відповідь із більшим розумінням. Позитивне закінчення листа-відмови має скласти в отримувача листа враження, що ви, незважаючи на відмову, в ньому зацікавлені. Навіть якщо питання неможливо вирішити вигідно для клієнта чи партнера, треба підтримати імідж фірми та висловити готовність до продовження співробітництва [31].

Реквізити службового листа:

1. Назва організації вищого рівня.

2. Назва й адреса організації – відправника листа.

3. Довідкові дані про організацію (поштова адреса, номери телефонів, факсів, адреса електронної пошти, номери розрахункових рахунків).

4. Номер листа.

5. Дата.

6. Адресат (назва й адреса установи; посада, прізвище й ініціали одержувача листа).

7. Заголовок до тексту.

8. Текст.

8.1. Опис фактів або подій, які послугували підставою для написання листа.

8.2. Висновки та пропозиції.

9. Відмітка про наявність додатків.

10. Підпис.

11. Печатка (якщо потрібна).

12. Віза.

ВІННИЦЬКА ОБЛАСНА ДЕРЖАВНА АДМІНІСТРАЦІЯ

КОМІТЕТ

З ФІЗИЧНОЇ КУЛЬТУРИ І СПОРТУ

Хмельницьке шосе, 7, м. Вінниця, 21000

тел.: 39-91-25, 35-18-79, 32-06-83, факс: (0432)32-07-61

Код ЗКПО – 0283445,
рахунок 394396102 НБУ м. Вінниця,
МФО 302506
18.06.2008 № 01/52
Ректорові
Вінницького національного технічного університету академіку Мокіну Б. І.

У зв’язку з участю в міжнародних змаганнях з легкої атлетики в м. Біла Церква 20 червня 2008 року просимо перенести державний іспит студентові Петренку Ігорю Васильовичу на інший термін.

Голова комітету з

фізичної культури і спорту підпис Р. Ф. Іванчук

ВІННИЦЬКИЙ НАЦІОНАЛЬНИЙ ТЕХНІЧНИЙ УНІВЕРСИТЕТ

Хмельницьке шосе, 95, м. Вінниця, 21021

тел.: (0432) 33-58-23, факс: (0432) 45-67-73

25.03.2008 № 16/23

Ректорові

Вінницького національного

медичного університету

проф. Морозу В. М.

Про стажування

Ректорат Вінницького національного технічного університету просить прийняти на стажування з 28 березня по 28 квітня 2008 року старшого викладача кафедри історії Мельника Сергія Івановича.

Проректор з науково-методичної

роботи по організації

навчального процесу та його

науково-методичного забезпечення підпис В. О. Леонтьєв